بخش سوم: طراحی شیفت، کنترل هزینه کارکنان و افزایش بهره‌وری کافی‌شاپ

۱۱. چگونه شیفت کارکنان کافی‌شاپ را براساس ساعات پیک طراحی کنیم؟

بهترین برنامه شیفت، برنامه‌ای نیست که در تمام ساعات روز تعداد یکسانی کارمند داشته باشد. برنامه مناسب باید با تغییرات تقاضا هماهنگ شود.

برای مثال، اگر کافی‌شاپ از ساعت ۹ صبح تا ۲۱ فعالیت می‌کند، ممکن است در ساعات صبح یک باریستا کافی باشد، اما در عصر به سه باریستا نیاز پیدا کند.

نمونه برنامه نیروی انسانی برای یک کافی‌شاپ متوسط

این جدول یک نمونه آموزشی است، نه نسخه ثابت برای همه کافی‌شاپ‌ها. تعداد کارکنان سالن و صندوق باید با توجه به حجم واقعی کار، نوع سرویس و امکانات مجموعه تعیین شود.

برای طراحی برنامه اجرایی، زمان حضور نیروها پیش از بازگشایی و پس از تعطیلی، استراحت‌ها، نظافت و تحویل شیفت را نیز محاسبه کنید.

مزیت شیفت‌های هم‌پوشان

در شیفت‌های هم‌پوشان، کارکنان در ساعات شلوغ به یکدیگر ملحق می‌شوند.

برای مثال، می‌توان به‌جای حضور سه باریستا در تمام روز، زمان شروع و پایان شیفت‌ها را به‌گونه‌ای تنظیم کرد که در ساعات پیک سه نفر هم‌زمان حضور داشته باشند.

این روش در صورت رعایت مقررات کار و پوشش مناسب وظایف می‌تواند به کنترل هزینه نیروی انسانی کمک کند.

۱۲. هزینه نیروی انسانی به ازای هر سفارش چقدر است؟

برای ارزیابی بهره‌وری کارکنان، یکی از شاخص‌های کاربردی، هزینه نیروی انسانی به ازای هر سفارش است.

فرمول

هزینه نیروی انسانی هر سفارش = مجموع هزینه حقوق و مزایای دوره ÷ تعداد سفارش‌های همان دوره

فرض کنید:

هزینه ماهانه کارکنان: ۱۵۰ میلیون تومان

تعداد سفارش ماهانه: ۴۵۰۰ سفارش

محاسبه:

۱۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ÷ ۴۵۰۰ = حدود ۳۳٬۳۳۳ تومان

در این مثال، سهم متوسط هزینه نیروی انسانی از هر سفارش حدود ۳۳ هزار و ۳۳۳ تومان است.

اما برای تصمیم‌گیری درباره استخدام یک نفر جدید، فقط این شاخص کافی نیست.

باید بررسی کنید نیروی جدید چه مقدار ظرفیت فروش اضافه ایجاد می‌کند، چه هزینه‌هایی به مجموعه تحمیل می‌کند و آیا تقاضای کافی برای استفاده از ظرفیت اضافی وجود دارد یا خیر.

نسبت هزینه نیروی انسانی به فروش

فرمول:

نسبت هزینه نیروی انسانی = مجموع هزینه کارکنان ÷ فروش خالص × ۱۰۰

فرض کنید فروش خالص ماهانه کافی‌شاپ ۹۰۰ میلیون تومان باشد و هزینه نیروی انسانی ۱۵۰ میلیون تومان.

۱۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ÷ ۹۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ × ۱۰۰ = ۱۶٫۷ درصد

این شاخص برای بررسی روند عملکرد خود مجموعه مفید است. بااین‌حال، نمی‌توان یک درصد ثابت را برای تمام کافی‌شاپ‌ها مناسب دانست؛ زیرا مدل سرویس‌دهی، ترکیب منو، سطح قیمت و ساختار هزینه‌ها متفاوت است.

۱۳. چه زمانی استخدام باریستای جدید اقتصادی است؟

فرض کنید مدیر کافی‌شاپ قصد دارد یک باریستای جدید استخدام کند.

هزینه ماهانه کامل این نیرو، شامل حقوق و مزایای مرتبط، در مثال فرضی ۳۰ میلیون تومان است.

اگر سود مشارکت متوسط هر سفارش اضافی ۱۰۰ هزار تومان باشد:

۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ÷ ۱۰۰٬۰۰۰ = ۳۰۰ سفارش

بنابراین، اگر استخدام این نیرو واقعاً امکان فروش حداقل ۳۰۰ سفارش اضافی در ماه را فراهم کند، سود مشارکت این سفارش‌ها می‌تواند هزینه فرضی استخدام را پوشش دهد.

اما پیش از استخدام باید چند موضوع بررسی شود:

• آیا در ساعات پیک سفارش از دست می‌رود؟

• آیا کمبود نیروی انسانی علت اصلی محدودیت ظرفیت است؟

• آیا تجهیزات امکان افزایش تولید را دارند؟

• آیا سفارش‌های اضافی با حاشیه مشارکت فرض‌شده فروخته خواهند شد؟

• آیا هزینه آموزش، لباس کار و سایر هزینه‌های مرتبط لحاظ شده‌اند؟

نتیجه: استخدام نیروی جدید زمانی توجیه اقتصادی بیشتری دارد که یک محدودیت واقعی را برطرف کند و ارزش افزوده آن از هزینه نهایی استخدام بیشتر باشد.

۱۴. پنج شاخص مهم برای ارزیابی بهره‌وری کارکنان کافی‌شاپ

برای مدیریت حرفه‌ای، پیشنهاد می‌شود شاخص‌های زیر به‌صورت منظم اندازه‌گیری شوند.

این شاخص‌ها باید در کنار یکدیگر بررسی شوند.

برای مثال، افزایش سفارش به ازای نفرساعت اگر همراه با افزایش خطای سفارش و زمان انتظار باشد، لزوماً بهبود عملکرد محسوب نمی‌شود.

همچنین برای ارزیابی عادلانه کارکنان، تفاوت پیچیدگی سفارش‌ها و شرایط شیفت باید لحاظ شود.

۱۵. هفت اشتباه رایج در محاسبه تعداد کارکنان کافی‌شاپ

اشتباه اول: استفاده از میانگین فروش روزانه

میانگین روزانه نمی‌تواند فشار ساعات پیک را به‌خوبی نشان دهد.

بهتر است تعداد سفارش‌ها در بازه‌های ۱۵، ۳۰ یا ۶۰ دقیقه‌ای بررسی شود.

اشتباه دوم: یکسان فرض‌کردن تمام سفارش‌ها

آماده‌سازی اسپرسو و نوشیدنی چندمرحله‌ای حجم کار یکسانی ندارند.

محاسبه میانگین وزنی زمان کار فعال می‌تواند برآورد دقیق‌تری ارائه دهد.

اشتباه سوم: نادیده‌گرفتن ظرفیت تجهیزات

اگر محدودیت اصلی مربوط به دستگاه باشد، افزایش تعداد کارکنان ممکن است نتیجه مطلوب ایجاد نکند.

اشتباه چهارم: برنامه‌ریزی با بهره‌برداری ۱۰۰ درصد

برنامه‌ای که هیچ ظرفیت خالی برای نوسانات سفارش، نظافت و توقف‌های طبیعی ندارد، می‌تواند باعث افزایش صف و فشار کاری شود.

اشتباه پنجم: محاسبه‌نکردن وظایف جانبی

آماده‌سازی مواد، شست‌وشو، نظافت و تحویل شیفت نیز بخشی از کار کارکنان هستند.

اشتباه ششم: نداشتن نیروی چندمهارته

آموزش کارکنان برای انجام وظایف مکمل می‌تواند انعطاف برنامه شیفت را افزایش دهد؛ البته به شرط حفظ کیفیت و رعایت الزامات ایمنی.

اشتباه هفتم: تصمیم‌گیری بدون ثبت داده

اگر تعداد سفارش، زمان انتظار و حجم کار ایستگاه‌ها ثبت نشود، تشخیص کمبود نیرو از ضعف فرآیند دشوار خواهد بود.

۱۶. برنامه هفت‌روزه برای محاسبه ظرفیت واقعی کافی‌شاپ

این برنامه برای شروع اندازه‌گیری مناسب است. برای رسیدن به نتیجه قابل اتکاتر، بهتر است داده‌های چند هفته و روزهای مختلف، از جمله آخر هفته‌ها، نیز بررسی شوند.

پرسش‌های متداول درباره تعداد کارکنان کافی‌شاپ

برای ۱۰۰ سفارش روزانه چند باریستا نیاز داریم؟

با فرض ۱۰ ساعت فعالیت، سهم ۱۵ درصدی شلوغ‌ترین ساعت، میانگین ۳٫۱ دقیقه کار فعال و ضریب بهره‌برداری هدف ۸۰ درصد، یک باریستا از نظر حجم کار محاسباتی در ساعت پیک کافی است. اما پوشش شیفت‌ها و سایر وظایف به کارکنان بیشتری نیاز دارد.

برای ۲۰۰ سفارش روزانه چند باریستا لازم است؟

در همان سناریوی فرضی، تقاضای پیک ۳۰ سفارش در ساعت است و دو باریستا برای ایستگاه نوشیدنی محاسبه می‌شود. تعداد نهایی به تجهیزات، منو و توزیع واقعی سفارش‌ها بستگی دارد.

هر باریستا در ساعت چند سفارش آماده می‌کند؟

عدد ثابتی وجود ندارد. در مثال مقاله، با میانگین ۳٫۱ دقیقه کار فعال و بهره‌برداری هدف ۸۰ درصد، ظرفیت برنامه‌ریزی‌شده حدود ۱۵٫۵ سفارش در ساعت است. این عدد فقط برای همان فرض‌ها معتبر است.

آیا برای کافی‌شاپ کوچک صندوق‌دار جداگانه لازم است؟

نه لزوماً. در مجموعه‌های کوچک ممکن است دریافت سفارش با وظایف دیگر ترکیب شود؛ به شرط آنکه مجموع حجم کار قابل مدیریت باشد و زمان انتظار افزایش نامطلوب پیدا نکند.

آیا خرید اسپرسوساز بزرگ‌تر تعداد کارکنان را کاهش می‌دهد؟

الزاماً خیر. دستگاه بزرگ‌تر ممکن است ظرفیت فنی را افزایش دهد، اما اگر محدودیت اصلی مربوط به آماده‌سازی، آسیاب، تحویل یا مهارت کارکنان باشد، اثر آن محدود خواهد بود.

بهترین معیار برای استخدام باریستای جدید چیست؟

ترکیبی از تقاضای ساعات پیک، حجم کار فعال، ظرفیت تجهیزات، زمان انتظار مشتری و سود مشارکت سفارش‌های اضافی، معیار مناسب‌تری از تعداد سفارش روزانه به‌تنهایی است.

جمع‌بندی: تعداد کارکنان کافی‌شاپ را با داده محاسبه کنید، نه حدس

برای تعیین تعداد نیروی انسانی کافی‌شاپ، ابتدا باید تعداد سفارش‌ها در ساعات مختلف، ترکیب منو و زمان کار فعال هر ایستگاه مشخص شود.

سپس با محاسبه حجم کار، ظرفیت برنامه‌ریزی‌شده کارکنان و محدودیت تجهیزات می‌توان تعداد نیروهای هم‌زمان موردنیاز را برآورد کرد.

مرحله بعدی، تبدیل این نیاز به برنامه شیفت و تعداد کل کارکنان استخدامی است.

هدف نهایی، ایجاد تعادل میان سرعت سرویس‌دهی، کیفیت نوشیدنی، رضایت مشتری، شرایط کاری کارکنان و هزینه عملیاتی کافی‌شاپ است.

مشاوره تجهیزات و طراحی ظرفیت کافی‌شاپ با هژیر شاپ

اگر قصد راه‌اندازی کافی‌شاپ دارید یا می‌خواهید ظرفیت مجموعه فعلی خود را افزایش دهید، بررسی هم‌زمان تجهیزات، چیدمان بار و نیروی انسانی اهمیت زیادی دارد.

هژیر شاپ در زمینه تأمین تجهیزات کافی‌شاپ و راه‌اندازی مجموعه‌های مرتبط فعالیت می‌کند.

هژیر شاپ

شماره تماس و مشاوره: ۰۹۳۳۱۴۲۰۰۹۲

تلگرام و اینستاگرام: @hazhirshop

وب‌سایت: https://hazhirshop.ir/

برای مطالعه بیشتر در وبلاگ هژیر شاپ

برای تکمیل اطلاعات خود، موضوعات مرتبط با سرعت سرویس‌دهی، گلوگاه‌های عملیاتی، ظرفیت تجهیزات و سودآوری کافی‌شاپ را مطالعه کنید:

• چرا سرعت سرویس‌دهی کافی‌شاپ پایین است؟ ۱۰ گلوگاه عملیاتی

• هزینه واقعی هر سفارش کافی‌شاپ؛ از مواد اولیه تا استهلاک دستگاه 

• مقالات راه‌اندازی کافی‌شاپ و انتخاب تجهیزات

تجربه مدیران کافی‌شاپ؛ نظر شما چیست؟

اگر مدیر کافی‌شاپ، صاحب مجموعه یا باریستای حرفه‌ای هستید، تجربه شما می‌تواند به سایر فعالان صنعت قهوه کمک کند.

در کافی‌شاپ شما هر باریستا در ساعت چند سفارش آماده می‌کند؟

آیا در ساعات پیک با کمبود نیرو مواجه می‌شوید یا محدودیت اصلی مربوط به تجهیزات و چیدمان بار است؟

از شما دعوت می‌کنیم پس از ورود به سایت هژیر شاپ، در بخش دیدگاه‌های این مقاله، تعداد سفارش‌های روزانه، تعداد کارکنان، مشکلات عملیاتی و تجربه‌های خود را ثبت کنید.